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Digitalização: A lei deu o primeiro passo

Esta nova legislação impõe que originais e cópias de segurança sejam armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias, de modo a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos.
Digitalização: A lei deu o primeiro passo

Decreto-lei n.° 28/2019. Ainda que inicie este artigo com um brevíssimo enunciado burocrático-legislativo, o que aqui trago é, antes, uma visão prática deste pacote legislativo, que poderá ser um marco transformador no caminho da digitalização das organizações.

Se tal vem revolucionar e transportar-nos para um patamar de charneira como poderia, à luz da tecnologia de que dispomos? Direi que não. Mas é, sem dúvida, parte do caminho. Deixando de lado toda a extensa e válida discussão sobre este DL que está a ser levada a cabo, nomeadamente por contabilistas, tem a virtude de consolidar legislação dispersa que já existia em relação à faturação, introduzir regras de arquivo e proteção de dados e, sobretudo, dar mais um passo na desmaterialização de documentos.

As faturas, sejam ainda em papel ou eletrónicas, têm de ser processadas em programas certificados, podendo ser enviadas ao cliente por via informática – com a sua aceitação -, não ficando este com qualquer documento em papel na sua posse e sendo transmitidas, em tempo real, à Autoridade Tributária e Aduaneira. As vantagens parecem-me evidentes. Deixando de ser impressa, a fatura desmaterializada vem reduzir custos - papel, impressão, mão-de-obra, transporte - e quase acabar com a pegada ecológica, para além de dar um forte impulso à inovação e à transformação tecnológica das organizações, independentemente da dimensão ou setor de atividade. A famigerada burocracia diminui drasticamente e o controlo e rapidez na disponibilização da informação aumentam, o que facilita o escrutínio e as boas práticas nas relações entre empresas, clientes e Estado.

Este passo na transformação digital das organizações obriga a uma eficiente gestão eletrónica de documentos, processos e fluxos de informação, hoje facilitados por soluções de gestão documental e business process management, que permitem responder facilmente aos requisitos do DL, como a conservação do arquivo e as cópias de segurança. Esta nova legislação impõe que originais e cópias de segurança sejam armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias, de modo a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos. E, finalmente, aquele que é o aspeto mais sensível: a proteção de dados. Todas as organizações estão obrigadas a garantir a privacidade e a segurança da informação de cidadãos e empresas. De entre todos os aspetos regulados pela nova legislação, são estes que incentivam as organizações que ainda não o fizeram a enveredarem pela digitalização dos seus processos.

Com esta implementação, de uma assentada garantem o cumprimento da lei em aspetos tão críticos como a proteção de dados e cumprimento do RGPD, segurança, facilidade de acesso e consulta de arquivos, satisfazendo o que são, já hoje, exigências de muitos clientes quanto às faturas eletrónicas. E, feitas as contas, conduz a uma poupança muito significativa de recursos. A legislação deu o primeiro passo. É, agora, a vez de a generalidade das empresas enveredarem pela digitalização.

 

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