Por Fernando Amaral, CEO da Alidata e Chairman do Sendys Group

Hoje, encontramos um dia internacional, qualquer que seja o tema em que possamos pensar. Alguns, com uma importância relativa e que geram grande buzz mediático, outros, de grande importância e que passam à margem. É o caso do Dia Internacional da Gestão de Projetos.

Uma data fundamental para qualquer gestor, que não apenas de projetos, para mais nos tempos que vivemos, que exigem o máximo de visibilidade e controlo sobre empreendimentos levados a cabo por uma organização, independentemente da sua dimensão.

Fatidicamente, na maior parte dos casos, um projeto nunca termina no prazo, custa sempre mais que o orçamentado, fica aquém do que se desejava, e o produto final apresenta problemas de qualidade. E não falo apenas do extenso rol de obras públicas que poderia elencar.

Se se está a rever na descrição e até esboçou um sorriso, então, está na hora de levar a gestão de projetos a sério na sua empresa.

Um projeto é um conjunto de atividades encadeadas que visam criar um produto ou serviço, tem uma duração e recursos limitados, um início e fim bem definidos e é executado por uma estrutura organizacional temporária, criada para o efeito e desativada quando se chega ao resultado final.

A este processo não são alheios, a montante, a missão e visão estratégica do negócio para o qual o projeto vai contribuir, e, a jusante, o sucesso do mesmo. Exige-se sempre um líder forte, objetivos claros, um calendário realista, suporte do senior management, fundos adequados, envolvimento de todos os intervenientes, canais de comunicação claros, monitorização de feedback, flexibilidade para ajustes e ter em conta experiências anteriores.

Como celebrizou Larry Elder, “uma meta sem um plano não passa de um desejo”, o que sintetiza muito bem a importância da gestão de projetos em qualquer organização, independentemente da sua dimensão ou setor de atividade.

Face à complexidade que qualquer projeto acarreta, o velho conhecido gráfico de Gantt deixou de ser solução. É hoje fundamental usar as mais sofisticadas ferramentas que permitam a todos os intervenientes aceder à informação anytime, on real time, anywhere, on any device.

Só assim se consegue, com efetividade, gerir de forma integrada as muitas áreas que compõem um projeto e que permitem o planeamento, execução, monitorização e controlo (áreas como a integração, âmbito, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, risco, aquisições e stakeholders).

Num tempo em que é corrente haver equipas multidisciplinares, localizadas em diversas partes do globo, ou tão somente em teletrabalho, qualquer projeto é inviável sem uma infraestrutura de comunicações, segurança e software gestão de projetos que permitam planear e gerir interdependências e monitorizar todo o processo em tempo real.

Uma realidade há já muitos anos, mas que a pandemia global que vivemos veio ajudar a entender, sobretudo a micro, pequenas e médias empresas. No fundo, mais de 90% do tecido empresarial português.

Vivemos um momento de oportunidade para que este segmento de empresas se modernize, simplifique, agilize e facilite a comunicação e organização entre equipas, consiga um rigoroso controlo, nomeadamente financeiro, acompanhando anytine, anywhere cada etapa do projeto em desenvolvimento, conseguindo uma maior rentabilidade. 

No Sendys Group, desenvolvemos projetos de software e aplicamos as metodologias e processos que consideramos cruciais para atingir a excelência na sua gestão. Trabalhamos de perto com os nossos clientes para entender as suas necessidades de forma a poder corresponder às suas expetativas. 

Como controlamos tudo? Ao longo de mais de 35 anos de desenvolvimento de software, desenvolvemos também ferramentas que permitem apoiar as várias fases e respetivas especificidades da gestão de projetos. Uma gestão de projetos eficiente tem que ser apoiada em ferramentas tecnológicas, integradas, que agreguem dados e produzam informação.

Só assim se podem gerir projetos em 2021.