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Os benefícios da receção ativa

Melhor serviço e maior transparência para o cliente, além da otimização dos recursos da oficina, são as principais vantagens da receção ativa. Fomos perceber como funciona esta ferramenta.
Os benefícios da receção ativa

Ferramenta que permite à oficina otimizar o processo de receção de veículos com recurso à mais recente tecnologia em comunicações móveis, a receção ativa apresenta como principais vantagens a melhoria da relação com o cliente, a diminuição do tempo necessário para receber cada viatura, a abertura imediata da folha de obra, com uma recolha mais sistematizada de dados e menos margens para erros.

Uma das muitas oficinas que já adotou a ferramenta da receção ativa é a Top Car de Setúbal e a sua recolha recaiu na solução desenvolvida pela tecnológica portuguesa Alidata. O investimento necessário para a implementação da receção ativa resumiu-se “à aquisição de um tablet e do software para o envio da informação para o servidor da empresa”, afirma Adérito Machado, gerente daquela oficina.

As vantagens proporcionadas pela ferramenta são consideráveis. “Quando chega à oficina, o cliente, tem uma receção mais rápida da sua viatura porque é o colaborador que se dirige junto da mesma com o tablet, recolhendo todos os dados necessários naquela altura”. O processo inclui a abertura da folha de obra que compreende a identificação da viatura e do cliente, o nível de combustível, a quilometragem, uma vistoria geral ao veículo para identificação de riscos ou mossas na carroçaria. Quando todos os dados são introduzidos numa aplicação que funciona de forma simples e intuitiva, o processo é concluído com assinatura do cliente. Toda a informação é, depois, enviada pela rede sem fios da empresa para o servidor, sendo descarregada e impressa a ordem de trabalho para a área de produção. “Se tivermos dois rececionistas, um pode estar a receber uma viatura e o outro pode estar no computador a imprimir uma ordem de trabalho para a produção “, sublinha Adérito Machado.

Com recurso a um tablet é possível melhorar a eficiência da oficina no atendimento e aumentar o índice de satisfação do cliente

A otimização dos recursos da oficina é outra das vantagens da receção ativa. “Antes era necessário assinalar tudo em papel e, por vezes, a pressão do serviço poderia dar origem a erros. O tempo que se ganha também é significativo. Se entrassem dez viaturas entre 8h30 e as 9 horas com o sistema convencional, provavelmente pelas 9h30 ainda estaríamos a atender o último cliente. Na receção ativa conseguimos atender os clientes até às 9 horas, libertando depois a parte da receção para a realização de outro tipo de serviços na oficina”. Por outro lado, a diminuição do tempo de espera contribui para aumentar a satisfação do cliente, enquanto a oficina fica com um histórico do carro anexado ao seu processo.

A implementação do sistema contribui ainda para a diminuição de eventuais atritos com os clientes. “O nosso serviço é sempre acompanhado pela lavagem de viatura, após a revisão ou manutenção. Muitas vezes, o cliente nunca tinha reparado que o seu veículo tinha um risco ou uma mossa na carroçaria e, quando recebia o veículo, acreditava que isso acontecera na oficina. A receção ativa resolve esse problema, pois permite efetuar controlo visual do veículo junto do cliente, sendo assinalados no tablet todos os danos, além de tirar uma fotografia que é associada e anexada ao dossiê daquele veículo”.

O investimento efetuado no tablet pode ser otimizado para outros serviços como peritagem remota. Se estiver implementada a ferramenta de orçamentação no dispositivo, incorporando este uma câmara fotográfica, é possível fazer o orçamento na hora e enviar a informação para a companhia de seguros ou a gestora de frotas, sem necessidade de equipamento adicional. “Antes tínhamos de fazer as fotos com uma máquina digital, descarregá-las para o computador, fazer o orçamento e anexar as imagens. Agora trabalhamos sempre na mesma plataforma”, explica Adérito Machado.

Por outro lado, se forem necessários trabalhos suplementares no decorrer de uma operação de revisão, como a substituição de pastilhas ou de discos de travões, o tablet permite fotografar o que é necessário, fazer o orçamento, anexar as imagens e enviar um e-mail ao cliente. “Neste processo, o cliente percebe que há transparência e rigor”, refere o gerente da Top Car Setúbal. Esta solução digital de receção ativa foi desenvolvida pela empresa Alidata e já foi implementada em 250 oficinas no nosso país.

 

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