Processos empresarias mais eficientes
A gestão documental garante uma maior facilidade no acesso à informação, ao mesmo tempo que simplifica e acelera a execução de tarefas.
Os documentos – não importa qual o formato – contêm aquilo que é mais importante para qualquer empresa: informação crítica de negócio. Mas a verdade é que, apesar disso, nem sempre estão disponíveis como e quando queremos, o que pode constituir um verdadeiro problema no seio das organizações.
A resposta poderá passar pela implementação de ferramentas de gestão documental, capazes de garantir «um acesso rápido e simplificado aos documentos que anteriormente se encontravam dispersos por várias bases de dados ou que existiam apenas em formato papel», explicou o administrador da eChiron, Luís Vieira.
Ao catalogar os dados, passa-se também a ter a capacidade «de criar bibliotecas temáticas de informação, que permitirão aos colaboradores das empresas aceder a uma base de conhecimento agregada». O resultado é ainda a existência de «processos mais eficientes», sublinhou o technology solutions coordinator da EMC, Vítor Baptista. Por outro lado, conseguem-se empresas mais céleres, «quer ao nível de processos internos, quer na sua relação com terceiros».
De uma forma ou de outra, ninguém duvida que «a gestão documental está cada vez mais na ordem do dia», como avança o administrador da Compuquali GFI International, José Henriques. No fundo, as empresas começam a despertar «para a necessidade de valorizarem o acesso à sua informação e de dinamizarem o workflow para se manterem competitivas». E se a adopção deste tipo de ferramentas «já está consolidada ao nível das maiores empresas nacionais», no que toca às pequenas e médias empresas (PME), «só agora começa a despertar o interesse». O responsável máximo da Compuquali considerou que «os investimentos neste tipo de soluções permanecem condicionados pelo factor preço». A vantagem tem a ver com o facto de, «devido à sua natureza», a GD se adaptar a esta realidade «permitindo investimentos incrementais e à medida das necessidades derivadas da evolução do negócio».
Gestão documental nas PME
*No que às PME diz respeito, a directora de vendas e marketing da Alidata, Alexandra Elias, chamou ainda a atenção para o facto de «muitas não terem capacidade técnica» para avançar com a implementação destes projectos, até porque «não podem disponibilizar uma pessoa para gerir o sistema». Na opinião desta responsável, torna-se indispensável que as software houses nacionais «ofereçam um sistema totalmente integrado com o seu software de gestão e produção». E Alexandra Elias concluiu: «São estas as verdadeiras necessidades das PME.»*
Entre as melhores práticas a seguir nesta matéria, está a implementação de um Plano Director de Informação e Documentação. O business development manager da SAP, Filipe Pais, explicou que desta forma «se definem processos uniformes, estandardizados e transversais à organização, que irão contribuir para o sucesso da solução de gestão documental a implementar». No mesmo sentido, Mário Oliveira considerou «ser fulcral uma análise profunda do ciclo de negócio por uma pessoa ou entidade especialista em ciências documentais acompanhada de pessoas dentro da própria empresa».
O responsável de sistemas de informação da EAD sublinhou que «esta análise é a fundação para um projecto de GD», sendo que «uma análise deste género mal feita é o mesmo que condenar o projecto».
Entre as melhores práticas nesta matéria contam-se igualmente a implementação «de uma gestão da mudança», referiu o responsável pela área de negócio de gestão documental da Bull Portuguesa, Anquetil Neves. Neste caso, torna-se indispensável desenvolver «acções de sensibilização dos utilizadores, garantir o comprometimento da gestão de topo por forma a potenciar o envolvimento de todos os intervenientes e formar os utilizadores».
Por outro lado, a implementação da GD deverá ser sempre considerada «como um projecto com as suas várias fases», adicionou o responsável da Bull, ao mesmo tempo que se torna importante «a escolha de um projecto piloto de acordo com a regra dos 80/20», ou seja «80% dos processos são implementáveis com 20% do trabalho».
Métricas de sucesso
Medir este tipo de projectos nem sempre se revela tarefa fácil. Na opinião do director da área de produtos da Fluxo Virtual, Carlos Busca, a principal métrica nesta matéria terá a ver com «a organização da informação antes e depois da existência de um sistema de GD». De resto, estas métricas variam ainda conforme o ambiente «onde será implementada a solução», mas a principal pode ser considerada «a produtividade dos funcionários que se torna muito mais efectiva e precisa, gerando no seu todo uma maior eficiência para a empresa», disse ainda o mesmo responsável. O tempo de resposta «passa igualmente a ser muito menor e a precisão do conteúdo informativo pesquisado e solicitado, muito maior».
Por seu lado, Ana Carla Ferreira aproveitou para salientar que a medição deste tipo de soluções «depende muito da capacidade do cliente em efectuar uma avaliação da sua situação actual». Na opinião da project manager da Datinfor, «a maioria das organizações em Portugal não contabiliza os custos associados ao processamento e manutenção dos documentos e respectivos arquivos». Entre os factores menos tangíveis, mas que ainda assim podem indiciar o nível de ganho com um sistema de GD, a responsável da Datinfor referiu «a redução de riscos para o negócio», algo que em geral só consegue ser avaliado «ao fim de algum tempo em produção do novo sistema».
O papel do Workflow
Uma situação determinante ao nível do sucesso deste tipo de projectos terá directamente a ver com a interligação entre a GD e as ferramentas de workflow. O associate partner da Novabase, João Pedro Silva, considerou que «sem elas não é possível atingir o patamar de eficiência operacional onde o retorno do investimento é maior e mais rápido». A verdade é que a GD «não se pode ficar apenas pela estruturação de arquivos e documentos», devendo ir além disso e «dando suporte às operações, automatizando e rasteando processos». Já Filipe Pais, responsável da SAP vai mais longe ao considerar mesmo que uma solução de GD sem ferramentas de workflow e colaboração «é uma solução incompleta».
Convidado a ponderar sobre o futuro da gestão documental, o director-geral do IportalMais, Raul Oliveira, sublinhou que esta tecnologia «vai ser mesmo o elemento federador da empresa, ao contrário do ERP ou do correio electrónico, que parecem ser hoje as ferramentas federadoras nas empresas». Este responsável acredita que a GD será «incontornável em todas as organizações, e que deve comunicar com todos os sub-sistemas de uma empresa».
Por seu lado, o country manager da IxoPen, Pedro Faria Blanc, deixou um exemplo em termos de futuro: «A criação de Caixas Electrónicas Postais, que não são mais do que repositórios de imagens, capazes de permitir que optemos, por exemplo, por deixar de receber as montanhas de papel que nos enchem o correio de casa.» O utilizador passa então a ter a possibilidade de «ir ao site desta Caixa Electrónica, buscar apenas os documentos de que precisa em determinado momento». Este responsável disse acreditar que a evolução neste sentido «será um ganho».
in Semana Informática
